Toplanalım Ama Nasıl?

İşletmeler güncel süreçlerinin içersinde yer alan operasyonlarını yürütmenin yanında gerek kurum içinde gerek kurum dışında olsun, belli amaçlar doğrultusunda toplantılar yapmak zorunluluğundadırlar. 

Kurumların durumsallığını kontrol edebilmek ve ortak kurum aklı yaratabilmek yönünden stratejik bir öneme sahip olan bu olguyu gereği gibi kullanabilmekten oldukça uzağız. Bununla birlikte ” toplantı” kavramına ilişkin şu önyargılarda, söylemlerde bulunmuş veya bunları duymuşuzdur. 

• • “Toplantılar çok uzuyor, işlerimizi yapamıyoruz!”
  • “Toplantılarda gereksiz konulara giriliyor, toplantılar verimsiz oluyor!”
  • “Toplantılara insanlar ya geç geliyor ya da hiç gelmiyor!”
  • “Toplantılarda kararlar alınıyor fakat alınan kararlar uygulanmıyor. O zaman neden toplantı yapıyoruz?”

 Evet o zaman neden toplanıyoruz ki ?

Toplanıyoruz çünkü;

• • Toplantılar iletişim ortamlarıdır,
  • Toplantılar gözden geçirme ortamlarıdır,
  • Toplantılar aksaklıkların ortaya çıkartıldığı ve fırsatların yakalandığı ortamlardır,

Peki toplantılar ne değildir;

• • Sohbet ortamları değildir,
  • Kendimizi veya departmanımızı diğer çalışma arkadaşlarımız üzerinde baskın hissettireceğimiz bir ortam değildir,
  • Suçlama ve cezalandırma ortamları değildir,

 Bu  kavramları harmanlayacak olursak toplantıların belirli bir disiplin ve kurum kültürü gerektirdiği sonucuna varabiliriz. Şimdi toplantı olgusunu bir de kurum kültürü açısından değerlendirerek ele alalım.

Öncelikle her toplantının bir ana teması olmalıdır. Bu ya departman ya da fonksiyon bazında belirlenebilir. Örneğin; Ar-ge toplantısı; Yönetimin kalite sistemini gözden geçirme toplantısı gibi.

Her toplantının günlük, haftalık, aylık veya yıllık bazda önceden belirlenmiş bir periyodu olmalıdır. Bu periyodlar belirlenirken aynı zamanda katılımcılar da belirlenerek, aynı kişilerin aynı anda yapılacak farklı toplantılara çağırılmamasına özen gösterilmelidir. Bu amaçla kurum içinde ortak bir toplantı takvimi ve toplantı salonu tahsisini gösteren bir ortak plan oluşturmakta yarar vardır.

 Her toplantının katılımcılarıyla birlikte Moderatörü ve Raportörü de belirlenmelidir.

 Moderatör toplantının verimli geçmesi için, toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında ciddi görevler üstlenir. Bunlar, gündemin oluşturulması, toplantının amaca uygun idare edilmesi, fikirlerin ve kişilerin uzlaştırılması, katılıma teşvik edilmesi ve alınan kararların 5N 1K prensibine uygun olarak delege edilmesi. Toplantı sonrasında gerekiyorsa delegasyonların takip edilmesi.

Raportör toplantı öncesinde gündemin oluşturulmasında moderatöre yardımcı olup, gündemin katılımcılara duyurulmasında ve alınan kararların kayda geçirildikten sonra katılımcılara dağıtımında etkin rol alır. Bu amaçla bir rapor formatı oluşturulup bunun ya elektronik ortamda ya da sirküler bir yazı ekinde dağıtımı sağlanmalıdır.

 Peki Katılımcılar bu arada ne yapmalı?

Katılamama durumu varsa toplantı öncesinde bildirmeli. Gündemi inceleyerek hazırlanmalı ve ilave gündem maddesi varsa moderatöre ya da raportöre iletmelidir. Toplantıda kendisine tanınan süre içinde konuşmasını yaparak hazırlıklarını sunmalıdır. Kendisine delege edilen bir görev ya da süreç varsa detaylı not almalı ve kişisel ajandasına bunları işlemelidir.

Toplantı ile ilgili bir diğer sorun da kurum içinde yapılan toplantıların sayısıdır. Evet toplanti yapmak, hiç toplantı yapmamaktan iyidir diyebiliriz ama gereksiz ya da birleştirilebilecek toplantılar hiç yok mudur? Elbette olabilir. Hatta durumsal ya da dönemsel toplantılar belki zaman içinde gerekliliğini bile yitirebilir. Örneğin, proje toplantıları ya da kampanya toplantıları gibi. Burada toplantıların aynı zamanda kurum kaynaklarını da kullandığına dikkat ederek, toplantıların hem sayıları hem de zamanları optimize edilmelidir. Toplantıların temalarına ya da içeriklerine bakılarak bir süre limiti konulması kaynakların verimli kullanımının sağlanması için oldukça önemlidir.

 Sonuç olarak toplantı kültüründe delegasyon konusunun önemini  vurgulamakta yarar var. Yapılacak bir iş için alınan karar, muhakkak belirli bir kişiye ya da lideri nezdinde departmanlara delege edilmeli ve gerçekleşme süresi muhakkak uzlaşılarak tespit edilmelidir. Aksi halde toplantılar çıktıya dönüşmemiş eylemler olarak kurum kaynaklarını tüketmeye devam ederler.

Nail Şencan /Evrim Dergisi