Bilgi Yönetiminin Stratejik Önemi 2

Bu sayımızda kaldığımız yerden devam ediyoruz.

Kurum içinde ürünlerin yada hizmetlerin oluşma sürecinde gerek eylemlerden gerekse kayıtlardan her gün yüzlerce hatta binlerce veri oluşmakta. İşte bu veriler bizlere o gün yapılan işlerin izleri olmasının yanında, gelecekte uygulayabileceğimiz yeni fırsatlarla, yeni fikirlerle yada düzeltmemiz, gerçekleştirmemiz gereken işlerin gizli tarifleriyle dolu.

Örneklersek; Web sayfamız, şirketin 800 lü hatları, yada direkt müşteri temsilcileri üzerinden kurumumuza her gün müşterilerimizden gelen yüzlerce kayıt oluşmakta. Bu kayıtların oluşumunda zaman harcamakta dolayısıyla maliyetine katlanmaktayız. Peki bu kayıtlardan yararlanıyor muyuz? Madem maliyetine katlanıyoruz, o zaman bu verilerden nasıl yararlanabiliriz ki maliyetlerimizi yönetmiş ve süreçlerimizi iyileştirmiş oluruz?

Öncelikle verileri müşterinin istekleri, memnuniyet ve şikayetleri gibi sınıflandırabiliriz. Daha sonra ürün grupları; ürünler; hatta satış bölgeleri veya müşteri temsilcileri bazına inen kırılımlar yaratılabilir. Peki bunun bize ne yararı olacak?

Buradan çıkan sonuçlara yani verilere süzme kriterleri ekleyerek elde ettiğimiz bilgiler; neyi, nerede, neden, nasıl, niçin, kimlerle sorgularıyla, sonucun iyi yada kötü olup olmadığı konusunda bizleri aydınlatacaktır. Ancak bu da yetmiyor. Çünkü elde edilen bu anlık bilgiler öncelikle geçmiş dönemlere göre kıyaslanmalı. Yani aynı sonuçların dün, geçen hafta, geçen ay, 3 ay önce, altı ay önce yada geçen yıl bu zamanlar ne durumda oldukları da izlenebilmeli. Dolayısıyla veri kayıtlarımız alınırken dönemsellik ilkesini göz ardı etmemek gerek. Ancak bu yolla bugün iyi yada kötü görünen bir eylemin geçmişten hangi konumda buralara geldiği, buralardan çıkartılacak uygulama yöntemlerinin yerinde mi yoksa hatalı mı olduğu izlenebilecektir.

 Bunu kurumsal tecrübelere dayalı bir öğrenme süreci olarak tanımlayabiliriz.

Bu süreç bizi ister istemez sonraki eylemlerimizin planlanmasına götürecektir

Örneğin bir ürünümüze dayalı şikayetlerin tedarik ettiğimiz bir alt ürün grubundan yada o ürüne bağlı bir alt prosesten kaynaklandığının tespiti, bizleri o tedarikçi yada proses nezdinde tedbir almaya götürür. Bu verilerin izini bulabilmek için kurum içinde ISO 9000 gibi bir kalite yönetim sisteminin oluşturulması bize bu konuda çok büyük   yarar sağlar. Kurumumuz henüz bir kalite yönetim sistemi oluşturmamış ise ilgili ISO 9000 maddelerinden yararlanıp benzer ve daha sonra bütünsel sistemin entegre edilebileceği bir model de oluşturulabilir.

Kurum içinde daha neler izlenebilir?

*Ürün grupları başına her bir ürün için üretim zamanları, maliyetleri üretim verimlilik oranları vb.

*Herbir ürün grubu başına müşteri gelişimleri, bunların içindeki yeni ürünlerin toplam üretim içindeki değişimi, vb.

*Yeni müşterilerin toplam müşterilerin içindeki dağılımı ve bunların ülke bölge ve müşteri temsilciler bazındaki değişimleri.

* Tedarikçiler, bayiler ve çözüm ortaklarımızdan oluşan paydaşlarımızla meydana getirdiğimiz faaliyetlerin izlenmesi.

*Bütçe, hedefler ve maliyetlerin planlanan ve öngörülen değerlerle kıyaslanarak dönemsel izlenmesi.

* Ciro, nakit akış, finansman gereklilikleriyle ilgili verilerin izlenmesi

*Personele ait, eğitim, kariyer, izin, performans ve kişisel bilgilere ait verilerin izlenmesi

*Kurum içinde varsa üretimde kullanılan makine ve ekipmanlarının çalışma süreleri ve parça değişimleri ile periyodik bakımlarının izlenmesi

Bu örnekleri çoğaltmak ve hatta kendi içinde çapraz ilişkiler kurarak daha da arttırmak olası. Burada önemli olan her bir kurumun süreçlerini gözlemlerken, iyileştirirken ve bunu sürekli kılarken hangi kriterlere dikkat edeceği ve bunları hangi verilerle sağlayabileceğini tespit etmesidir. Her bir kurumun, aynı sektörde de olsa, durumsallığı gereği farklı yönetim sistemleri ve stilleri uygulayacağı ve ihtiyaç duyacağı bilgiler çeşitli olabilir.

Burada bilgilerin sunumu da etkinlik açısından önemli. Özellikle grafik öğeler kullanmak ve sayılarla birlikte oransal sonuçları da ortak grafiklerde göstermek farkına varmak ve trendi içinde izlemek için etkin bir yöntem olmaktadır.

Tüm bunları kurumsal olarak farklı ve dağınık noktalardan elde edilen veriler bütünüyle yakalayabildiğimiz için kurumumuzda öncelikle şu tespitleri yapmakta yarar var.

Ne tür bir bilgi yönetim sistemine ihtiyaç duymaktayız? Bunu sağlamak ve ortak bir veri tabanında yürütebilmek için ne tür bir altyapıya (Server, bilgisayar) ihtiyacımız var? Bunu işlemek sürekli ve etkin biçimde sorgulayabilmek için ne tür bir yazılıma ihtiyacımız var? İnsan kaynağımızın bu tür bir sisteme hazır olabilmesi için ne tür eğitimlere ihtiyaçları var?

Şimdi kendinize sorun, siz ve kurumunuz bilginin neredesinde duruyorsunuz?